不知道各位在事務所內部是怎麼聯絡訊息或是傳遞檔案的,不管是訂便當飲料下午茶、借書借卷借模板,改狀共編問問題,甚至人在開庭請同事幫改文件回客戶等等,這些是透過甚麼方式來進行的呢?
如果是同在一個空間的小型事務所,可能可以直接喊一下就好。中大型的事務所,每個律師可能有自己的辦公室,或是座位分散,更多聯繫或傳輸檔案會透過使用 email 或 LINE 來進行。
但不管是 email 或是 LINE,總覺得用的不太順手。
今天要介紹一個新的通訊軟體,叫做 Slack。可以充分滿足上面的需求。
Slack 作為矽谷成長最快的網路公司之一,網路上當然不乏他的介紹,像是這篇文章。本篇文章是介紹怎麼將 Slack 應用在法律事務所的內部溝通~
首先,Slack 是以一個團隊作為一個基地,因此在這邊我們就以事務所為單位,連上網站後,可以先建立一個事務所的 team:
輸入 email 之後點選 create a new team
這邊輸入事務所的名稱
接下來輸入網址,以後要登入的話,直接輸入這個網址就可以連上事務所的聯絡平台了。
最後輸入自己的使用者名稱就大功告成了。
接下來邀請事務所的其他成員進入這個基地
然後就大功告成了,可以開始使用 Slack。
進去之後,會看到 Slack 的通訊界面:
大致上是長這樣,左邊是頻道和使用者,右邊是通訊歷史紀錄和輸入框,整體設計很直覺。
一開始預設有兩個頻道,但我們可以隨意地增加新的頻道,像這樣:
每個頻道可以設定成不同的功用,可以有不同的成員,是 Slack 最大的特色,因此對於事務所來說,可以將一個案件設立一個頻道,或是一個組別或一種案件類型設立一個頻道,在頻道中只允許辦這個案件的律師,或這個組的成員來討論。
這樣的好處是不會讓聊天訊息和工作訊息互相干擾,並且 Slack 支援訊息的搜尋功能,可以隨時找到之前發布過的訊息(免費帳戶可以儲存 10000 條訊息)。
此外,使用者也可以上傳檔案,或是和 Google Drive 或 Dropbox 等雲端硬碟串接,還支援 Google 的線上會議免費工具 Hanghouts,只要在頻道中貼上連結,其他人點連結之後就可以加入 Hangouts 的會議中,非常方便。
但目前有個最大的問題,頻道名稱不支援中文,這是比較麻煩的一個點,但以 Slack 發展的速度,支援中文應該是指日可待的事。