在企業日常營運中，合約是連結合作、交易與法律保障的關鍵一環。而合約生命週期管理（CLM），是一套結合自動化工具與數位化流程的系統性方法，管理合約從起草到履約的全生命週期，以有效提升合約管理的效率、準確性與合規性。
爲什麽 CLM 合約生命週期管理很重要？
隨著組織規模擴大與業務多元化，企業每年需處理成百甚至上千份合約文件，若缺乏明確的管理制度與工具，便可能導致資訊落差、流程延宕等問題，無形中累積商業決策上的風險。
回顧傳統的合約管理，實務上常見的挑戰包含：
- 文件龐雜零亂，增加合約遺漏風險：合約來回修訂產生多版本，然而文件又時常四散在各部門或人員手中，導致整理不易、查找耗時。
- 資訊落差，導致決策失準：企業内外部之利害關係人眾多，溝通資訊未統一管理，導致人員間產生資訊落差、溝通過程繁瑣、且紀錄難以留存。
- 流程不連貫，放大違約與損失風險：合約流程破碎，缺乏追蹤機制，導致容易忽略合約重要條款與期限，增加違約風險。
這些挑戰使得企業極需一套全面性的合約管理解決方案，來強化內部流程與風險管理能力。
Lawsnote CLM 合約管理系統的流程與核心功能
合約的生命週期，通常可以分爲起草、審閲、簽署、保存與履行五個階段。合約生命週期管理，便是針對合約生命週期的不同階段，打造所需功能。
（一）合約起草
✨AI 驅動：生成契約條文
法務人員可輸入條文需求或情境說明，系統透過 AI 模型生成契約條文建議，作為撰寫草稿或優化條文的輔助依據，提升合約製作效率與品質。
對於企業的常態業務，法務人員通常會使用既有撰寫的模板來起草。
Lawsnote CLM 的合約製作功能，可集中管理合約模板，確保每次使用合約内容的一致性；同時支援保存編輯紀錄，以及備註功能，不錯過版次更迭歷史紀錄。
（二）合約審閲
✨AI 驅動：AI 審閱建議
可自定義審約標準，由 AI 抓取違反標準之數值及內文，呈現提示文字。加速法務審閱及專注判斷風險條款。
合約內容的審閲常常需要由不同部門（如法務、採購、業務等）共同完成，但過程中若缺乏統一的平台，各個版本合約的傳遞與不同意見的整合便容易出現混亂。
對此，Lawsnote CLM 提供：
- 自動提示關聯合約：除了系統建議，有權限的人員亦可手動新增、刪除與之關聯的合約，協助掌握合約全貌。
- 合約風險註記：在基本資訊欄，可針對重要合約（如具高風險）進行註記，便於掌控具高風險的合約狀態。
- 最終版本合約轉檔套浮水印：點擊確認審約完成，即可自動轉為 PDF 檔並套浮水印，確保用印版本為法務審閱最終版，幫助歸檔負責人省去確認的時間。
- 另有版本差異比對、審閱任務流程管理等功能提升審閱效率。
（三）合約用印
確定最終版本合約後，即需進行簽署、用印。
Lawsnote CLM 除同樣提供「簽核流程一覽」功能外，還支援簽核人撰寫簽核意見，留存簽核意見記錄並統一存放。
（四）合約保存
完成簽署用印後，即可進行數位化歸檔。
Lawsnote CLM 的合約檔案庫中，可篩選合約類型或依關鍵字搜尋，並支援新增過往合約。針對合約内容，Lawsnote CLM 運用人工智能光學字元辨識模組（OCR），實現全文的文字搜尋功能。
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（五）合約履行
合約簽署完成後，若缺乏履約追蹤機制，將提升企業違約風險。
Lawsnote CLM 提供履約提醒功能，可設定重要事項名稱與日期、開始或結束通知日、通知頻率等。此外，也可以選擇導入 AI 提醒，使用者自定義重要事項，由 AI 設定履約提醒。
導入 CLM 合約管理系統的效益與價值
・提升管理效率
合約從起草、審閲、用印到履行，流程一目瞭然，讓各部門協作更順利，簽核週期顯著縮短。
・降低營運風險
透過版本差異比對、風險合約註記，並配合履約提醒，協助企業提前識別潛在風險，避免合約逾期、違約或資訊遺漏等問題。
・優化資訊整合
所有版本、簽核紀錄與審約意見皆可留存於同一平台，有效消除資訊落差，強化整體合約管理效能。
打造您專屬的 CLM 合約管理系統
Lawsnote CLM 合約管理系統，是為企業量身打造的契約生命週期管理解決方案。
透過模組化設計與彈性功能配置，協助企業無痛導入 CLM 系統，保留現有工作流程優勢，避免「人配合系統」的高昂轉換成本。
有任何關於 Lawsnote CLM 的需求及問題，歡迎立即聯繫 Lawsnote，我們將有專人與您接洽。