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Lawsnote RegTech | 法令遵循系統性解決方案

隨著全世界越來越重視法規監管的趨勢,各領域面臨的法遵成本越來越高。若要說2019年成長最快速的領域是什麼?相信有許多人會認為是法規!

監管嚴格的趨勢下,又以金融業為最,在台灣包含金管會在內的監管單位對於金融業的監管要求趨向嚴格,罰金也越來越重。為了因應這些監管措施,金融業自數年前逐步導入新的法令遵循內控內稽的制度,例如設立法規風險評估、業務單位設立法遵主管作為第一道防線以及法遵自評制度等等。

然而金融相關法令多如牛毛,而業務單位的業務手冊又十分繁雜且數量眾多,因此許多金融業的法遵人員必須投入大量的時間處理繁瑣且重複性高的內外規比對工作,避免法令修正的時候,企業的內部規範沒有提出因應措施,造成企業落入風險或被罰款。

作為台灣技術領先的法律科技方案解決公司,Lawsnote收到許多企業客戶表達法令遵循系統化的需求,即開始投入研究人工智慧應用於法遵系統的解決方案,進而開發出Lawsnote RegTech 法遵系統,用以將法遵人員的部分工作流程自動化,降低法遵人員繁雜而重複的工作。

法遵人員花了許多時間處理法令異動
Lawsnote將法令異動以及內規調適自動化

A.法規資料庫、搜尋和法規異動派送

作為RegTech系統的基礎,法令遵循流程是由「法規」所發動,因此具有特定領域「完整」而「即時」的法規資料庫以及法規更新機制是必須的。

然而法規並不只限於立法院所制定之「法律」,還包含了各行政機關由法律授權制定的「行政規則」和「法規命令」,以及用以解釋法規的「行政函釋」,都被視為法遵系統必須遵循的法規。

這些法規資料目前並沒有統一的資料源,除了全國法規資料庫外,更有許多法規散見在不同的機關、組織或是公會網站上獨立的法規頁面,造成蒐集完整法規的成本非常高昂。

由於法規會修正,行政函釋會新發布或廢止,因此即時維持法規的變動也是大問題,縱使一次性的搜集完整的法規,若沒有持續監測法規和行政函釋的異動,也會造成法令遵循的缺口。

Lawsnote作為專業的法學搜尋引擎,具有完整的法規及函釋資料庫,可因應各產業法遵系統需求,並可派送各領域所需法規異動通知。

B1.內規資料庫及搜尋

企業透過規範進行內部管理,稱為「內規」,一般的內規類型包含公司內部規範、標準作業流程SOP和業務指導手冊等資訊。依照產業別監管的強度,企業內規的數量及密度也會依照產業別有所差異。

在監管密度較高的產業,內規數量有時高達數千甚至數萬部,在如此巨大的內規數量之下,紙本或簡單的檔案系統已經無法滿足企業的內部需求,若不建置內規資料庫及搜尋引擎,在查找及遵循內規的過程中,可能伴隨的是大量時間的消耗以及人事成本的浪費。

Lawsnote具有台灣最強大的法學資料搜尋引擎,掌握專利搜尋技術,以及應用人工智慧優化排序演算法,可將企業內規、SOP及指導手冊等內部資料建置為「內規資料庫」,並將搜尋引擎的技術應用在內規資料庫上,達成快速完整易用的內規資料庫和內規搜尋引擎。

B2.<法規–內規>條對條連結機制

當法規修正的同時,企業的內規也必須進行相應的檢查和調整。

企業內規檢查程序可能是由法遵人員依據法規修正啟動,也可能是由業務單位法遵主管(第一道防線)啟動,而後由法遵人員(第二道防線)查核。然而無論由哪一個單位啟動,困難之處都是找到修正法規條文所對應到的內規條文,用以判斷是否必須進行修正。

由於內規數量眾多,用語繁雜,並且牽涉到企業不同業務形態,若每次法規修正都必須重新盤點內規,將帶來巨大的時間耗損,因此法遵人員通常高度依賴經驗,在有限的時間和盡量降低風險的拔河中取捨。

並且由於內規的撰寫方式,常常將法規以不同方式大幅改寫和拆解,造成程式比對非常困難,若單純以既有的程式去比對內外規,會造成許多內規無法有效判斷。

Lawsnote經過研究和測試,設計3種人工智慧演算法以及4種rule-base演算法交叉比對,可以將數千部法規和企業內規之間,建立<條文對條文>之間的相關連結,協助法遵人員在法規修正時,能即時判斷連結內規的修正必要性,並大幅節省盤點時間,降低法遵內控風險。

C.法遵內控內稽自評流程

為確保業務單位法遵主管確實履行法遵流程,部分企業會導入法遵自評及法遵教育等機制,透過法遵自評之評估量表要求業務單位法遵主管自行評估法令遵循的內控內稽流程,及盤點既有風險。

法遵人員或稽核則必須依據自評的結果進行結果彙整,或製作風險矩陣等,以便進行法遵風險監控以及弱點事項的追蹤。

Lawsnote RegTech法遵系統支援擴充workflow方案,可將工作流程延伸至法遵自評流程,將現行制度與法遵系統進行客製化整合,並結合組織架構以及單一登入權限控管等機制,實現一站式法遵系統的整合。

Lawsnote持續專注在法學領域的人工智慧應用、資料探勘、演算法設計、搜尋引擎和工作流程優化,致力於透過科技節省法律人的時間。

若您對Lawsnote RegTech法遵系統感到興趣
希望進一步了解,可以聯絡:
營銷經理 石宏源 Stone
Email:stone@lawsnote.com

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